Śmierć zawsze przychodzi niespodziewanie, tak jak mówi stare porzekadło: "nie znasz dnia, ani godziny". Organizacja pogrzebu jest więc dodatkowo czymś trudnym i wymagającym określonej organizacji. Najczęściej na zaplanowanie uroczystości pogrzebowych mamy kilka dni, warto jednak zaznajomić się z kalendarzem i rozeznać kiedy pogrzeb może zostać zorganizowany, a kiedy warto rozważyć inną datę.
Zgodnie z tradycją katolicką pogrzeb powinien odbyć się na trzeci dzień od śmierci, na pamiątkę zmartwychwstania Jezusa. W praktyce niekiedy bywa to niemożliwe ze względu na wypadające w te dni niedziele lub dni świąteczne. Najczęściej pogrzebu nie organizuje się przy takich świętach jak: Wielkanoc, Wniebowstąpienie Pańskie, Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny, Boże Ciało, Uroczystość Wszystkich Świętych oraz w wigilię i Święta Bożego Narodzenia. Dodatkowo w Nowy Rok, święto Trzech Króli czy też Święto Pracy nie planuje się pogrzebów, z racji iż są to dni ustawowo wolne od pracy, a co za tym idzie - zakłady pogrzebowe działają w ograniczony sposób.
Termin pogrzebu ostatecznie jest ustalany z wybraną firmą pogrzebową. Termin dopasowujemy więc nie tylko do członków rodziny i przyjaciół osoby zmarłej, ale także do dostępności terminów firmy pogrzebowej, która posiada okreśoną liczbę pracowników, pojazdów i zapewne wcześniejsze ustalenia z innymi klientami. Dodatkow należy pamiętać, iż jeżeli bliska nam osoba odchodzi poza granicami kraju to potrzebujemy dodatkowego czasu na transport zwłok z zagranicy. Dużą rolę odgrywają tutaj: czas niezbędny na załatwienie wszekich formalności oraz liczba kilometrów do pokonania.
Przy organizacji pogrzebu pojawiają się również kwestie formalne, czyli niezbędne do uzyskania dokumenty. Część z nich zapewne otrzymamy od razu, na część przyjdzie nam poczekać odpowiednią ilość dni roboczych, gdyż jak wiemy urzędy nie funkcjonują w weekendy i święta. Na uwadze należy też mieć czas potrzebny na organizację formalności, jeśli decydujemy się na przykładowo na transport zwłok z Niemiec, gdyż w tej sytuacji należy oprócz dopełnienia wszelkich wymaganych formalności wybrać profesjonalną firmę zajmującą się przewozem zwłok, która ma do tego odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie.