Śmierć bliskiej osoby to zawsze duży szok dla najbliższych i gonitwa myśli w związku z tym co należy zrobić i w jakiej kolejności, by dopełnić wymaganych prawnie formalności i przystąpić do organizacji pogrzebu.
Pierwszym co należy zrobić jest stwierdzenie zgonu i nie może tego zrobić dowolna osoba. Według prawa musi być to lekarz.
Zasady i tryb stwierdzania zgonu są regulowane przez odpowiednie przepisy, wśród których można wymienić:
Stwierdzenie zgonu jest możliwe dzięki badaniu osoby zmarłej przez lekarza w oparciu o jasno określone kryteria medyczne. W przypadku zgonu w domu, należy wezwać lekarza wybranego w deklaracji wyboru lekarza podstawowej opieki zdrowotnej. Lekarz Podstawowej Opieki Zdrowotnej jest zwolniony z obowiązku stwierdzenia zgonu w chwili, kiedy w czasie wezwania jest nieosiągalny lub przebywa w odległości większej niż 4 km od miejsca, w którym znajduje się ciało.
Jeżeli do zgonu doszło poza godzinami pracy Ośrodka Podstawowej Opieki Zdrowotnej (przed godz. 8:00, po godz. 18:00, w sobotę, niedzielę lub święto), wówczas zobowiązany do stwierdzenia zgonu jest lekarz wezwany w karetce lub lekarz powołany przez starostę.
W przypadku śmierci w szpitalu zgon stwierdza lekarz pozostący na dyżurze, natomiast w przypadku śmierci w hospicjum personel jest zobligowany do wezwania lekarza, który może potwierdzić odejście danej osoby. Jedynym wskazanym oficjalnie lekarzem, który nie może potwierdzić zgonu jest lekarz dentysta.
Po stwierdzeniu zgonu przez odpowiednio upoważnionego do tego lekarza następuje wystawienie karty zgonu. Zawiera ona podstawowe informacje o osobie zmarłej, takie jak: jej imię i nazwisko, datę urodzenia oraz czas i miejsce zgonu.Wystawienie karty zgonu jest bardzo ważne ponieważ przesłane do odpowiedniego Urzędu Stanu Cywilnego umożliwia sporządzenie aktu zgonu, który potem stanowi podstawę do podjecia działań umożliwiających pochówek.
W przypadku stwierdzenia zgonu za granicą każdy kraj posiada swoje własne wytyczne, jednak są one na ogół bardzo zbliżone do tych obowiązujących w naszym kraju. W przypadku planowania transportu zwłok z zagranicy do Polski należy jednak bardzo skrupulatnie dopełnić wszelkich formalności bez błędów, gdyż może to wydłużyć cały proces.